Selbstständig als Veranstaltungstechniker: Gewerbe, KSK, Umsatzsteuer und Rechnung

Vorab: was dieser Leitfaden ist

Dieser Leitfaden fasst allgemeine Regeln für Deutschland zusammen, Stand 2. November 2026. Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob deine Tätigkeit ein Gewerbe ist, ob du in die Künstlersozialkasse kommst oder ob du scheinselbstständig bist, entscheiden Finanzamt, KSK und Rentenversicherung im Einzelfall. Für Österreich und die Schweiz gelten andere Regeln, dazu am Ende ein kurzer Hinweis.

Die Quellen stehen im letzten Abschnitt. Gesetze und Grenzen ändern sich, prüf deshalb vor Entscheidungen den aktuellen Stand.

Freiberufler oder Gewerbe?

Freiberuflich sind nach § 18 EStG vor allem künstlerische, wissenschaftliche, schriftstellerische und lehrende Tätigkeiten sowie die sogenannten Katalogberufe, darunter Ingenieure. Alles andere ist ein Gewerbe. Für Ton-, Licht-, Video- und Rigging-Arbeit auf Veranstaltungen ist das Gewerbe der Normalfall.

Ausnahmen sind möglich, aber an hohe Hürden geknüpft. Ingenieurähnlich ist eine Tätigkeit nur, wenn Ausbildung und tatsächliche Arbeit einem Ingenieur vergleichbar sind. Künstlerisch ist sie nur, wenn sie eigenschöpferisch ist und nicht im Wesentlichen nach Vorgaben ausgeführt wird. Gerichte haben das in Einzelfällen etwa bei einem Tonmeister angenommen, der aus einzelnen Instrumenten ein eigenes Klangbild formt. Wer zusätzlich eigenes Equipment vermietet, kann eine gemischte Tätigkeit haben. Sicherheit gibt eine verbindliche Auskunft des Finanzamts, die allerdings Gebühren kostet.

• Gewerbe anmelden beim Gewerbeamt deiner Gemeinde, bevor du loslegst
• Gewerbesteuer: Für Einzelunternehmer gilt ein Freibetrag von 24.500 € Gewerbeertrag im Jahr, und ein Teil der Gewerbesteuer wird auf die Einkommensteuer angerechnet
• IHK: Mit dem Gewerbe wirst du automatisch Mitglied. Bei kleinem Gewinn und in den ersten Jahren nach der Gründung entfallen die Beiträge ganz oder teilweise

Künstlersozialkasse: für wen sie infrage kommt

Über die Künstlersozialkasse (KSK) zahlen selbstständige Künstler nur etwa die Hälfte ihrer Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung selbst. Entscheidend ist, ob deine Arbeit künstlerisch-gestalterisch oder technisch geprägt ist.

Im Katalog der KSK stehen unter anderem Light-Designer, Audio-Designer und Bühnenbildner. Beim Tonmeister bittet die KSK um eine schriftliche Anfrage mit genauer Tätigkeitsbeschreibung. Tontechniker, Lichttechniker, Veranstaltungstechniker, Rigger und Stagehands stehen nicht im Katalog. Rein technische Arbeit ist deshalb in aller Regel nicht versichert. Wenn du überwiegend gestaltest, etwa Lichtdesign oder Sounddesign, lohnt sich eine Anfrage bei der KSK.

Wer aufgenommen wird, muss nach den ersten drei Jahren mindestens 3.900 € im Jahr mit der künstlerischen Arbeit verdienen.

Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung

Seit 2025 gilt: Du kannst die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betragen hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Gemeint sind Nettobeträge. Dann stellst du keine Umsatzsteuer in Rechnung, kannst aber auch keine Vorsteuer abziehen. Überschreitest du im laufenden Jahr die 100.000 €, ist schon der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, regulär steuerpflichtig.

Du kannst auf die Regelung verzichten, etwa weil deine Kunden Unternehmen sind, die die Umsatzsteuer ohnehin zurückbekommen, und du selbst Vorsteuer aus teurem Equipment abziehen willst. An den Verzicht bist du dann mindestens fünf Kalenderjahre gebunden. Ohne Kleinunternehmerregelung nennst du Tagessätze netto und schreibst 19 % Umsatzsteuer auf die Rechnung.

• E-Rechnungen empfangen: Seit 2025 muss jedes Unternehmen sie annehmen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür
• E-Rechnungen ausstellen: An andere Unternehmen in Deutschland ist eine PDF-Rechnung noch bis Ende 2026 erlaubt, 2027 nur noch bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 grundsätzlich nicht mehr
• Kleinunternehmer sind dauerhaft davon ausgenommen, E-Rechnungen ausstellen zu müssen

Was auf eine Rechnung gehört

Eine Rechnung an ein Unternehmen musst du innerhalb von sechs Monaten nach dem Einsatz stellen. Diese Angaben verlangt § 14 UStG:

• Vollständiger Name und Anschrift von dir und vom Kunden
• Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Art und Umfang der Leistung, zum Beispiel Rolle, Produktion und Tage
• Datum oder Zeitraum des Einsatzes
• Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag
• Als Kleinunternehmer stattdessen der Gesamtbetrag mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG, ohne ausgewiesene Umsatzsteuer
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben

Scheinselbstständigkeit: worauf es ankommt

Ob du selbstständig bist, hängt nicht vom Vertrag oder vom Gewerbeschein ab, sondern davon, wie die Zusammenarbeit tatsächlich läuft. Für eine Anstellung sprechen Weisungen zu Zeit, Ort und Art der Arbeit und die Eingliederung in fremde Abläufe. Für Selbstständigkeit sprechen unternehmerisches Risiko, eigene Preise und die Freiheit, wie du die Arbeit erledigst.

Für die Eventbranche ist ein Urteil des Bundesgerichtshofs von 2018 bekannt geworden (5 StR 275/18). Ein Unternehmen hatte Stagehands, Rigger sowie Ton-, Licht- und Videotechniker zu festen, nicht verhandelbaren Stundensätzen in Teams nach Personalplänen eingesetzt. Das Gericht sah alle als Beschäftigte an. Dass sie ein Gewerbe angemeldet hatten, für andere arbeiteten oder einzelne Einsätze ablehnen konnten, änderte daran nichts.

Klarheit gibt das Statusfeststellungsverfahren der Deutschen Rentenversicherung nach § 7a SGB IV. Es lässt sich schon vor dem Einsatz beantragen. Teile dieser Regeln laufen nach heutigem Stand am 30. Juni 2027 aus, eine Reform ist im Entwurf, aber noch kein Gesetz. Unabhängig davon gilt: Wer keine Angestellten hat und dauerhaft im Wesentlichen für einen Auftraggeber arbeitet, ist als arbeitnehmerähnlicher Selbstständiger rentenversicherungspflichtig.

Versicherungen

• Kranken- und Pflegeversicherung sind Pflicht. Selbstständig zahlst du die Beiträge in der Regel allein, außer über die KSK
• Betriebshaftpflicht: Eine gesetzliche Pflicht haben wir nicht gefunden. Viele Auftraggeber und Spielstätten verlangen sie aber, und ein Schaden an Equipment oder Personen kann teuer werden
• Unfallversicherung: Selbstständige sind bei Arbeitsunfällen nicht automatisch gesetzlich versichert. Die VBG, zuständig für Veranstaltungs- und Bühnentechnik, bietet eine freiwillige Unternehmerversicherung an
• Altersvorsorge: Für die meisten freien Techniker freiwillig, deshalb gehört ein fester Monatsbetrag in die Kalkulation

Österreich und die Schweiz

In Österreich hängt die passende Gewerbeberechtigung davon ab, was du genau machst. Elektrotechnische Arbeiten können ein reglementiertes Gewerbe sein. Kläre das mit der Wirtschaftskammer oder der Gewerbebehörde. Versichert bist du über die SVS, und die Kleinunternehmerregelung steht in § 6 Abs. 1 Z 27 UStG. Alles Weitere zu Österreich steht in unserem eigenen Leitfaden für Österreich.

In der Schweiz entscheidet die AHV-Ausgleichskasse für jede Tätigkeit, ob sie selbstständig ist. Ein Handelsregistereintrag allein reicht nicht. Hilfreich sind das Merkblatt 2.02 der AHV und das KMU-Portal des Bundes.

Checkliste für den Start

Wie du aus Gewinnziel, Kosten und Vorsorge einen Tagessatz berechnest, zeigt unser Tagessatz-Rechner.

• Tätigkeit beschreiben und klären, ob Gewerbe oder freier Beruf
• Gewerbe anmelden und innerhalb eines Monats den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER ans Finanzamt schicken
• Entscheiden, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt
• Kranken- und Pflegeversicherung umstellen, Haftpflicht und Unfallschutz prüfen
• Tagessatz aus Kosten, Vorsorge und abrechenbaren Tagen berechnen
• Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben anlegen
• Bei einem Hauptauftraggeber den Status prüfen lassen
• Profil mit Gewerk und Equipment-Erfahrung anlegen, damit dich Firmen finden

Quellen

Gesetze auf gesetze-im-internet.de: § 18 EStG, § 11 GewStG, § 3 IHKG, § 3 KSVG, § 14, § 19 und § 27 UStG, § 33 und § 34a UStDV, § 7a SGB IV, § 2 SGB VI. Dazu: BMF-Schreiben vom 18. März 2025 zur Kleinunternehmerregelung und vom 15. Oktober 2025 zur E-Rechnung, Informationsschriften Nr. 6 und Nr. 9 der Künstlersozialkasse, BGH-Urteil 5 StR 275/18 vom 13. Dezember 2018, Existenzgründungsportal des Bundeswirtschaftsministeriums, Merkblatt der VBG für Selbstständige, Merkblatt 2.02 der AHV. Stand aller Angaben: 2. November 2026.